Portfolioausschreibung, das Instrument zur kurzfristigen Umsetzung von ESG und Digitalisierung im Facility Management

FM-Dienstleister verfügen über die notwendige Objektkenntnis, sind in der Lage, die Betreiberpflichten des Eigentümers abzunehmen und können die notwendigen Ressourcen für die Maßnahmenumsetzung beisteuern (- sofern man sich diese sichert). Das Assetmanagement benötigt solche starken Partner, um die vorhandenen Portfolios entlang der Regulatorik, datensicher, energieoptimiert und nutzergerecht zu betreiben und zu entwickeln.

Portfolio-Strategien geben eine Richtung und definieren wesentliche Ziele, jedoch sind kompetente Partner im Facility Management (FM) und Property Management (PM) maßgeblich, um die individuellen Objekt- bzw. Asset-Strategien unter Berücksichtigung der Investitions- und Vermietungsstrategie umzusetzen.

Was wir jedoch feststellen, ist, dass es wenigen Akteuren gelingt, den aktuellen Veränderungsdruck in einer ESG-Strategie mit Maßnahmen zu hinterlegen und den operativen Einheiten des Property Management (PM) und FM umsetzungsreif weiterzugeben. Somit tastet sich der Markt oftmals mit kleinen Veränderungen, Insellösungen und Pilotprojekten in die Zukunft.

In der Tat ist die Gemengelage komplex und in den meisten Fällen müssen Themen wie ESG, Taxonomie, Digitalisierung und klassisches FM übereingebracht werden. Deshalb sind wir der festen Überzeugung, dass dafür weitgreifende Veränderungen in den Abläufen und der Organisation zwischen Asset-, Property- und Facility-Management notwendig sind.  

Aus unserer Sicht geht dies wirtschaftlich nur über einen einheitlichen Veränderungsprozess: einer Immobilien-Portfoliobetrachtung. Wir nutzen hierbei den FM-Sourcingprozess und somit ein Einkaufsprojekt, um die veränderten Anforderungen zu formulieren, die veränderten Prozesse zu beschreiben und die jeweiligen Profis für den Job zu finden.

Mit dieser Vorgehensweise konnten wir einen der führenden Vermögensverwalter begleiten und für ein Teilportfolio von ca. 100 bundesweit verteilten Immobilien unterschiedlicher Assetklassen das komplette FM neu organisieren und sourcen.

Vier auf einen Streich: Bessere Effizienz, höhere Qualität, mehr ESG und ein Plus an Dekarbonisierung.

Die Aufgabenstellung für das Projekt war, standardisierte Rahmenpreisvereinbarungen für das bundesweite Portfolio mit den Dienstleistern abzuschließen. Diese sollten nicht nur zu gravierenden Effizienz- und Qualitätsverbesserungen führen, sondern dadurch auch einen wesentlichen Beitrag zur Verbesserung der ESG-Performance und Dekarbonisierung leisten.

Dazu mussten wir alle Leistungsbilder im Hinblick auf ihre Digitalisierungspotentiale und ESG-Anforderungen grundlegend überarbeiten. Das haben wir für die Themenfelder Aufzugsmanagement, Energiemanagement, Entsorgungsmanagement und SV/SK-Prüfungen so umgesetzt, dass qualifizierte operative Servicedienstleister ihre digitalen Applikationen einbringen und damit als Best-in-Class Dienstleister wirken können.

Portfolio-Ausschreibungen ohne Daten

Bei dem Mandat wurde erstmalig das Multi-Sourcing Tool „Bee Pro“ der Serthoro Plattform Beestate® für die Portfolio-Ausschreibung eingesetzt, das theoretisch auch eine Vergabe ohne Gebäudedaten ermöglicht. Dieser Ansatz bringt Kostenklarheit und -sicherheit von Anfang an und vereinfacht den Ausschreibungsprozess ohne Aufnahmemarathon. In einem nächsten Schritt wird die gesamte Beestate-Dienstleistungssteuerungsplattform etabliert, die eine lückenlose Betreiberdokumentation für den Eigentümer sichert.

Projektleiterin Stefanie Heinzmann ist sehr zufrieden mit diesem innovativen lösungsorientierten Ansatz: 

„Mit unserer Weiterentwicklung der Leistungsbilder und dem neuen Multi-Sourcing Tool "Bee Pro" sind wir in der Lage, für große diversifizierte Immobilienportfolios, individuell auf den Kunden zugeschnittene Lösungen anzubieten und einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Betrieb zu etablieren. Damit schaffen wir positive Effekte für Umwelt, Ressourcen und Kosten und erleichtern die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung.“

Die zehn Vorteile der Alpha IC Portfolioausschreibung mit "Bee-Pro" auf einen Blick:

1. Neue Leistungsbilder, die ESG und Digitalisierung abbilden
2. Sicherung der Governance-Anforderungen
3. Ressourcensicherung für die zukünftigen Maßnahmen in den Liegenschaften über Rahmenvertrag
4. Flexible und schnelle Auftragsvergabe bei zukünftigen Portfolioveränderungen
5. API – Anbindung der Dienstleister und neue Möglichkeiten in der Dienstleistersteuerung
6. Effizienzsteigerung bei allen Beteiligten
7. Lückenlose Dokumentation für Transaktion
8. Wirtschaftliches FM
9. Möglichkeit zur losweisen Integration von Spartenprofis, z.B. im Energiemanagement ("Best-in-Class")
   
10. Tagesaktuelle Sicht auf den tatsächlichen Leistungsstand mit übersichtlichem Dashboard
    

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