Die erste gefma Lounge Bayern–Nürnberg in diesem Jahr bot einen besonderen Rahmen für Fachgespräche und Austausch rund um das Thema Facility Management. Gastgeberin war die Dorfner Gruppe, die den Teilnehmenden nicht nur eine hervorragende Atmosphäre bereitstellte, sondern auch wichtige Branchenimpulse setzte. Ein besonderer Moment des Abends war die Vorstellung des neuen Geschäftsleiters Vertrieb/Marketing André Puscher, der die Nachfolge von Thomas Hilger antritt – ein langjährige Unterstützer der gefma Lounge.

Im Zentrum der Veranstaltung standen die Herausforderungen und Möglichkeiten qualitätsorientierter Ausschreibungsverfahren in der Gebäudereinigung. Der Vortrag von Torsten Kohn, Geschäftsführer der RAL Gütegemeinschaft Gebäudereinigung, gab einen tiefen Einblick in die Komplexität, die richtige Bewertung zwischen Preis und Leistung herzustellen. Er zeigte,  dass leistungsfähige Angebote Transparenz benötigen – sowohl bei Leistungswerten als auch in der Kalkulation. Denn Leistungswerte hängen von einer Vielzahl individueller Faktoren ab, angefangen bei Frequentierung, Raumarten und Reinigungsmethoden bis hin zu Rüst- und Wegezeiten. Standardisierte Werte gebe es kaum, weshalb eine faire und nachvollziehbare Flächenkalkulation sowie realistische Verrechnungsmodelle essenziell seien.

Ein weiterer Fokus des Vortrags lag auf dem vergaberechtlichen Rahmen: Preisorientierung allein sei rechtlich keineswegs vorgeschrieben. Im Gegenteil: Das Gesetz betont ausdrücklich, dass das wirtschaftlichste Angebot den Zuschlag erhalten soll – und dieses entsteht aus einer Kombination von Preis, Qualität und weiteren Leistungsparametern. Torsten Kohn erläuterte verschiedene Bewertungsmethoden wie die einfache und erweiterte Richtwertmethode sowie die Bedeutung einer klar strukturierten Konzeptbewertung. Ein häufiges Problem in der Praxis sei, dass die entscheidende Plausibilisierung der Preisbestandteile übersprungen werde. Dadurch würden unrealistisch niedrige Angebote in die Wertung gelangen und wirtschaftlich stabile Anbieter verdrängen. Die zentrale Botschaft des Vortrags lautete daher: Billig ist nicht wirtschaftlich – Qualität und Preis müssen gemeinsam bewertet werden.

Nach dem informativen Vortrag folgte eine lebendige Talkrunde mit André Puscher, Torsten Kohn und Sebastian Hölzlein (Alpha IC), die das Thema aus der Praxisperspektive beleuchteten. Ein zentrales Thema war die Frage von Herr Hölzlein, wie Dienstleister bei Vergaben glaubhaft vermitteln können, dass sie operativ belastbar sind. Die Antwort von Dorfner war eindeutig: Qualität entsteht nicht nur im Umgang mit großen Kunden, sondern durch die Fähigkeit, alle Kundengruppen mitzunehmen, Strategien gemeinsam mit Auftraggebern zu entwickeln und eine faire Vergabekultur zu etablieren. Ebenso wichtig sei die Frage: Passt der Kunde zum Dienstleister? Nur wenn beide Seiten ein gemeinsames Verständnis von Qualität haben, kann eine stabile Partnerschaft entstehen.

In der Runde wurde auch intensiv darüber gesprochen, wie Qualitätssicherungssysteme fair kalkuliert werden können. Moderne QS‑Tools kosten Geld – sie müssen daher transparent im Stundenverrechnungssatz abgebildet werden. Kohn betonte die Bedeutung klar definierter Rollen, insbesondere der Objektleitungen, deren Mindeststunden, Verantwortlichkeiten und regelmäßige Checks realistisch hinterlegt sein müssen. Ohne diese Transparenz können Qualitätskonzepte im Alltag kaum bestehen.

Ein spannender Impuls war die Überlegung, ob man variable Kosten „einfrieren“ und darauf aufbauend ein Qualitätsmodell entwickeln könnte. Zwar wurde dieser Ansatz operativ bislang wenig getestet, doch die Runde war sich einig: Innovation ist ein Schlüssel, um sich aus alten Mustern zu lösen.

Am Ende des Abends blieb ein wichtiges Fazit: Qualitätsorientierte Vergaben sind möglich – aber sie benötigen Mut. Mut zur Transparenz in der Kalkulation, Mut zu fairen Partnerschaften und Mut, Qualität auch tatsächlich wertzuschätzen. Ein inspirierender Abend, der zeigt, dass der Dialog zwischen Dienstleistern, Auftraggebern und Branchenverbänden entscheidend ist, um Vergabeprozesse nachhaltig zu verbessern.