Unterstützung der Bundesagentur für Arbeit

Das Projekt umfasste die Analyse, Konzeption, Organisationsstrategie sowie Ausschreibung und Vergabe von FM-Leistungen für 340 Objekte der Bundesagentur für Arbeit (BA).

Im Zuge der Neuausschreibung von Wartungs- und Inspektionsleistungen wurde eine konzeptionelle Neubetrachtung von organisatorischen Abläufen, Verantwortlichkeiten und Strukturen durchgeführt. Hauptziel war hierbei die Erhöhung der Zufriedenheit des Kunden BA. Hierfür wurde der gesamte Anlagenbestand der BA-Immobilien zugrunde gelegt, um eine neue Vergabestrategie zu initiieren. Mit dieser Strategie sollte eine verbesserte Transparenz zu Leistungen und Kosten, eine Effizienzsteigerung im Betrieb sowie eine weitgehende Übertragung der Betreiberverantwortung auf die künftigen Dienstleister gewährleistet werden.

Es wurden verschiedenste Varianten betrachtet und die hinsichtlich Chancen, Risiken und Wirtschaftlichkeit sinnvollste Möglichkeit empfohlen. Die Empfehlung sah für jeden Stützpunkt der BI einen Gesamtdienstleister und je einen weiteren Dienstleister für zwei Spezialgewerke vor.

Diese Variante vorausgesetzt, erfolgte eine Neukonzeptionierung der personellen Aufstellung der BI, die für jeden Stützpunkt eine managementorientierte Person (z. B. Technischer Property Manager) als „Kümmerer“ sowie direkten Ansprechpartner für die ihm zugeteilten Standorte vorsah.

Eine große Herausforderung war aufgrund der Menge und dem Umstand eines europaweiten öffentlichen Vergabeverfahrens die daran anschließende Ausschreibung der Wartungs- und Inspektionsleistungen.